Przed każdą firmą stoi wyzwanie w postaci sprawnej i szybkiej komunikacji między pracownikami, a także z pracodawcą. Ma to kluczowe znaczenie w prowadzeniu dobrze funkcjonującej korporacji. Na szczęście z pomocą przychodzą nam nowoczesne technologie i oprogramowanie, które rozwiązują większość problemów, z którymi borykają się przedsiębiorstwa zatrudniające dużą liczbę osób.

Wybierz kanał komunikacji

Zwykłe rozmowy telefoniczne przechodzą do lamusa i coraz więcej pracodawców wybiera komunikatory, maile oraz wideo rozmowy. Wszystkie te rozwiązania mają zalety i wady – wideo rozmowy, zajmują więcej czasu i wymagają, aby rozmówcy siedzieli przy swoich biurkach, kiedy prowadzona jest konwersacja, z drugie strony łatwiej odczytać intencje rozmówcy, patrząc na jego zachowanie. Maile potrafią przybrać długą formę i zazwyczaj rozciągają konwersację na długi czas, natomiast dużo łatwiej wytłumaczyć za jego pomocą złożone sprawy. Z kolei komunikatory zazwyczaj służą do szybkiej i prostej konwersacji, nie zawsze jednak jest możliwość wytłumaczenia złożoności problemu za jego pomocą.

Przedsiębiorcy zazwyczaj łączą wszystkie sposoby i naszym zdaniem jest to najlepsza metoda. Należy jednak je dobierać, tak aby odpowiadały omawianemu tematowi.

Innym sposobem komunikacji jest spotkanie w “starym” stylu, w cztery oczy o umówionej porze i miejscu. Oczywiście takie spotkanie są również potrzebne i nic nie zastąpi takiego kontaktu z drugą osobą. Nie należy jednak organizować takich spotkań zbyt często – potrafią zdezorganizować pracę całego zespołu, co działa na niekorzyść firmy.

Odpowiedzialności i zadania

Coraz popularniejsze stają się całe systemy do zarządzania projektami, w których każdy pracownik ma przydzielone zadania. Jest to świetna forma na usprawnienie komunikacji między zespołami, zwłaszcza jeśli część osób pracuje zdalnie. Taki system łączy ze sobą funkcjonalność komunikatora, raportowania oraz postępu prac, które w każdej chwili może przejrzeć każdy członek zespołu – bądź też pracodawca. Dzięki niemu istnieje możliwość dokładnego zmierzenia czasu potrzebnego na zrealizowanie konkretnego projektu i przeliczeniu na rentowność – która jak wiadomo jest bardzo ważna, zwłaszcza przy wdrażaniu nowych technologii, bądź liczenia efektywności pracowników.

Administrowanie

W dużych korporacjach zatrudniających setki pracowników ogromnym obciążeniem dla administracji jest codziennie udzielanie podstawowych informacji pracownikom z wielu dziedzin – np. Ilości urlopu do wykorzystania bądź też ilości godzin wypracowanych w miesiącu. Takie problemy oraz wiele innych, rozwiązuje bot do rozmowy jak ten firmy KODA Bots. Odpowiednio zintegrowany z systemami firmowymi, będzie umieć udzielić odpowiedzi w ciągu kilku sekund, tym samym odciążając wiele działów administracyjnych. Za jego pomocą, można również wysyłać komunikaty wszystkim pracownikom – np. o nadchodzących projektach, bądź sukcesach, jakie odniosła firma.

Sprawna komunikacja w przedsiębiorstwie to podstawa do rozwijania biznesu należy o niej pamiętać na każdym etapie projektu oraz codziennych kontaktach pracowników między sobą. Wdrożenie odpowiednich rozwiązań z pewnością przyniesie korzyści na każdej płaszczyźnie działalności.